Прашања за барање да се утврдат потребите за информатичка технологија за човечки ресурси
Но, како ли секторот за човечки ресурси и другите директори знаат дека ја избираат најдобрата информатичка технологија за управување со човечки ресурси за да управуваат со сите детали, и дека решението што го избрале ќе остане на тестот на времето?
Следниве се клучните прашања што треба да ги постават и да одговорат во процесот на избор на информатичката технологија за човечки ресурси.
- Кој е степенот на флексибилност и приспособливост што го обезбедува софтвер за информатичка технологија за човечки ресурси? Вработените во човечки ресурси треба да одредат дали софтверот може да увезува податоци од повеќе табеларни пресметки на Excel, бази на податоци и хартиени документи и нивото со кое може да се поврзе со сите други системи и потребни податоци.
Софтверот треба да биде способен да ги презема и филтрира информациите од повеќе извори. Идеално, овој процес, исто така, треба да биде автоматизиран. Многу онлајн решенија за запишување бараат податоци рачно да се манипулираат пред да може да отиде до оператор за да ги ажурираат своите системи. Автоматизацијата на формат на ажурирање, распоредот на пренос и методот на испорака може да помогне да се отстранат проблемите со наплата и подобност. - Дали софтверот ќе биде во можност да ја приспособи компанијата на човечки ресурси и да ги користи правилата за превозниците? Вистински способен мотор за запишување ќе ја процени секоја активност за запишување и ќе ја примени потребната комбинација на правила, пораки, пораки и опции специјално дизајнирани да ги задоволат точните барања за подобност. Софтверот треба да ги задоволи сите правила за подобност што ги имаат компанијата и превозниците.
- Дали информатичката технологија за човечки ресурси ќе може да расте и да скала со организацијата? ВП треба да ја процени способноста на технологијата да расте бидејќи компанијата вработува нови вработени , канцеларии, промени во корист и правила. ВП треба да праша за праговите за секој од овие елементи.
- Дали софтвер за информатичка технологија за човечки ресурси може да се интегрира со други системи? Даноци и други функции често делат многу од истите информации како и управувањето со придобивките . ВП може да добие поголема ефикасност кога податоците и другите информации за вработените кои се внесени во еден систем се делат со друг систем. Следењето на регрутирањето на вработените е друга потребна функција.
- Кој е одговорен за имплементирање или градење на решението? Кое ниво на обука е вклучено? Некои решенија бараат од клиентот да биде многу вклучен во првичната имплементација, што може да биде огромно за веќе зафатените HR администратори.
ВП треба да има јасно разбирање за нивото на обука и техничка експертиза што ќе бидат потребни и износот на очекуваното време. Испитувачите на решенија на оваа тема можат да обезбедат увид во суптилните области кои првично би можеле да изгледаат едноставно, но сепак вклучуваат значителна технолошка експертиза. ВП тогаш може да одреди конкретни задачи кои можат да бидат толку тешки за реално да го попречат завршувањето, што може да ја намали вредноста на информатичката технологија за човечки ресурси и рентабилност. - Ако е вклучена обуката , дали има плаќање? Трошоците за обука, исто така, треба да се проценат - вклучувајќи ги и патните трошоци и патните трошоци за патувања надвор од локацијата. ВП треба да стане свесен за сите хард и меки трошоци вклучени во донесувањето на информатичката технологија за човечки ресурси.
- Кој ќе ги поседува податоците? Одговорот на ова прашање треба да биде организацијата за човечки ресурси . Компаниите треба да бидат способни да ги пренесуваат своите податоци на било кој добавувач на услуги на апликација (ASP). Ако податоците престојуваат на сопственичкиот сервер на превозникот, компанијата понекогаш може да наплаќа дополнителни трошоци ако ги префрли превозниците.
- Кои видови на одржување и одржување се потребни? Кога софтверот е инсталиран на работни станици или сервери на компанијата, редовните надградби за таа технологија често се потребни и може да бидат тешки за планирање и управување. Ажурирањата на информатичката технологија за човечки ресурси честопати се прават автоматски со софтвер кој е достапен преку интернет преку апликативен сервис провајдер (ASP) или софтвер како сервис (SaaS).
- Кои безбедносни мерки се вградени во информатичката технологија за човечки ресурси ? Доколку софтверот е достапен онлајн, преку ASP или SaaS модел, давателот треба да нуди дневни резервни копии, резервни сервери и додадени заштитни слоеви. Треба да се воспостават дополнителни системи и процедури за да се заштитат информациите од изгубени или пристапни од неовластен персонал . ВП, во консултација со други менаџери , треба да има ексклузивно овластување да одлучува за кого ќе им биде дозволен пристап до информациската технологија за човечки ресурси и до кој степен.
- Дали вработените ќе можат да се запишат во планови за бенефиции и да направат промени во реално време за нивните лични податоци и да планираат избори? Пристапот на вработените треба да биде даден, со оглед на широко распространетиот, општ пристап до компјутерите.
Поголемиот дел од вработените имаат интернет пристап дома. Самопослужувањето на вработените обезбедува огромен потенцијал за да заштеди време и пари. Еден добар систем за самопослужување ќе ги воведува работниците непречено преку внесување информации за себе и за своите издржувани лица.
Системот треба јасно да ги презентира достапните планови и да им овозможи на вработените да прават селекции според нивната погодност, поедноставувајќи ги овие активности низ целиот процес со волшебници. Вработените, исто така, треба да бидат способни да додаваат зависни лица и да менуваат информации по потреба, 24 часа на ден, седум дена во неделата, во текот на целата година.
Ова се дополнителни прашања за да одговорите додека проценувате потребите на информациската технологија на вашата организација за човечки ресурси.
- Дали технологијата ќе обезбеди човечки ресурси со овластување да одлучува за кого ќе им биде дозволен пристап и до кој степен? Заедно со истата вена обезбедување пристап на вработените, технологијата треба да му даде на HR најновиот збор. ВП треба да има овластување да ги одобри сите податоци пред да се пренесе на превозниците, а исто така треба да определи до кој степен вработените и другите имаат пристап.
- Кои типови на известување способности се достапни од информатичката технологија за човечки ресурси? Технологијата за известување треба да понуди повеќе прегледи и формати (табеларни пресметки, PDF, HTML), голема проценка на слика и способност да се разбудат за да се подобри донесувањето одлуки. ВР треба да биде во можност да ги процени, во секое време, уписите во посебни планови, извонредните активности и промените во демографските информации на вработените во однос на бенефиции и други податоци за вработените.
- Дали софтверот нуди специфични карактеристики за да му помогне на HR време на заштеда? Во зависност од сопствените потреби на одделенијата, човечки ресурси можеби ќе сакаат да се распрашаат за способноста на технологијата да обработува информации во серии, да управува со известувања и да ги наплатува за политиките на COBRA , да обезбеди автоматско плаќање и алатки за помирување и конкретно известување.
- Дали софтверот нуди специфични карактеристики за да им помогне на HR подобро да комуницираат со вработените? Некои програми на HR му даваат флексибилност да комуницираат со вработените на повеќе нивоа - преку масовна електронска пошта, електронски огласни табли и според одредени критериуми за филтрирање (како што се локација, оддел, планови за осигурување, статус на запишување, статус на пензионирање и други) преку Систем за информатичка технологија за човечки ресурси. Имајќи голем број на средства за комуникација може понатаму да ги автоматизира процесите и да им помогне на човечките ресурси подобро да ги насочат пораките.
- Дали системот за информатичка технологија за човечки ресурси обезбедува средства за проверки и рамнотежи? Покрај тоа што му овозможува на HR да ги одобри трансакциите, многу системи за информатичка технологија со човечки ресурси, исто така, обезбедуваат способности за човечки ресурси да служат како придружник во ревизијата на сметките на операторите за да се осигурат дека се согласуваат со податоците во системот. Ова може:
- се грижи за точноста на превозни фактури,
- да се стави време и пари,
- да се поставите во навременото доставување на уписите на вработените , и
- потврда за подобност кога вработените се обраќаат за нега.
- Како ќе се разменуваат информации со превозници? И, кој ќе биде одговорен за оваа интеракција? Интеграцијата на системот за информатичка технологија со хумани ресурси треба да се оценува не само од бројот на носители со кои софтверот има односи, туку од видот на врската што ја овозможува. Обезбедувањето успешна интеракција со операторите преку софтвер за управување со придобивки бара многу чекори, вклучувајќи:
- собирање почетна попис на податоци за имплементација;
-пребарување на почетна интеграција за тековната размена на информации;
-координирање на дневна или неделна интеракција за да се обезбеди дека податоците се примаат и точно се применуваат;
-прегледување тековни ажурирања;
барањата за превозникот за запишување се исполнети во согласност со регулаторите; и
-помагање на проактивен однос со секој оператор за подобрување на односот на размена на податоци.
Знаењето кој е одговорен за секоја задача е од суштинско значење за целосно разбирање на понудата на производи. Секој обезбедувач на софтвер ќе понуди различно ниво на интеграција во обезбедувањето на некои, на сите, задачите наведени погоре. ВП треба да бара да работи со продавачи кои демонстрираат силни, тековни, безшевни односи со избраните носители на компанијата.
Многу провајдери овозможуваат пренос на генеричка ANSI 834 датотека, која може или не може да биде прифатена од превозникот, фактор кој често е под влијание на големината на групата. Менаџерите треба да бараат провајдери кои нудат чисти, потврдени трансфери (обезбедување на подобност на трансакцијата), прилагодени на потребите на секој превозник за да избегнат проблеми. Тие, исто така, треба да бараат од провајдерите кои имаат одделено EDI (електронски размена на податоци) одделот за да комуницираат со сопствениот специфичен трансферски јазик на превозникот.
- Кое ниво на услуги на клиентите е обезбедено? Дали има дополнителен трошок за услуга? ВП треба да го одреди нивото на пристап до помошта што е обезбедена и што претставува услугата за корисници - онлајн помош преку база на податоци, онлајн разговор, поддршка за електронска пошта, разговори со жива личност или комбинација од нив. Со оглед на чувствителноста на придобивките и другите информации за човечки ресурси, менаџерите треба да очекуваат одговор на прашањата во рок од 24 часа од директен контакт што можат да помогнат.
- Која е цената на системот за информатичка технологија за човечки ресурси и дали тоа ги надминува придобивките? ВР треба да ги процени вкупните трошоци на системот за информатичка технологија со хумани ресурси, вклучувајќи ги и сите годишни, месечни и еднократни надоместоци, заедно со дадените придобивки. А малку поскап систем може повеќе да ја плати разликата со карактеристики кои им овозможуваат на вработените да ги задржат своите сопствени записи и да понудат поголема удобност, заштеда на време и точност. Овие фактори треба да се земат предвид и да се земат предвид при изборот на систем за информатичка технологија со хумани ресурси.
Потребата за системи за информатичка технологија за човечки ресурси се зголемува. Со персоналот со хумани ресурси наоѓање на широк спектар на опции во системите за информатичка технологија со хумани ресурси, се 'повеќе е важно да се анализираат и да се измери сите достапни опции.
Изборот на систем за информатичка технологија за човечки ресурси треба да се разгледува како инвестиција која ќе расте со потребите на одделот и компанијата . Овие прашања ќе ве доведат до соодветен систем за информатичка технологија за човечки ресурси за вашата компанија.