Адреса на непланирани отсуства за да се намали отсуството на работа
За повеќето компании, одговорноста за управување со отсуство од работа е првенствено падна на непосредни надзорници.
Овие надзорници се често единствените луѓе кои се свесни дека некој вработен е отсутен.
Тие се во најдобра позиција да ги разберат околностите околу отсуството на поединецот и да забележат проблем во рана фаза . Затоа, нивното активно учество во процедурите за отсуство на компанијата е клучна за севкупната ефективност и идните успеси на политиката или програмата за отсуство.
За да се осигури дека супервизорите се комотно и компетентни во нивната улога во управувањето со отсуството од работа, тие треба да имаат целосна поддршка од повисокото раководство. Сите страни мора да бидат свесни за целта на политиките и процедурите за отсуство. Треба да има несогласувања помеѓу одделенијата; политиката може да ја изгуби својата ефикасност.
За да обезбедат поголема конзистентност, супервизорите треба да бидат обучени во нивните одговорности за управување со отсуство од работа, да се советуваат како да спроведат ефективни интервјуа со повратни работни места и да бидат едуцирани за употреба на дисциплински постапки кога тоа е потребно.
Одговорности на супервизорот
Покрај тоа што осигурува дека работата е соодветно покриена за време на отсуството на вработениот, постојат голем број други критични активности што треба да ги преземат супервизорите за управување со отсуство од работа. Тие треба:
- осигурете се дека сите вработени се целосно свесни за политиките и процедурите на организацијата за справување со отсуството,
- да биде првата точка на контакт кога вработен телефони во болни,
- одржува соодветно детални, точни и ажурирани податоци за отсуството за нивниот персонал, (на пример, датум, природа на болест / причина за отсуство, очекуван датум за враќање на работа, лекарска потврда доколку е потребно),
- да ги идентификуваат сите модели или трендови на отсуства кои предизвикуваат загриженост,
- спроведе интервјуа со враќање на работа, и
- спроведува дисциплински постапки каде што е потребно.
Интервјуто за враќање на работа
Обуката на супервизорите за тоа како најдобро да управуваат со отсуство од работа треба да вклучат инструкции како да спроведат ефективни и фер враќање на работа интервјуа. Неодамнешните национални истражувања покажуваат дека овие интервјуа се сметаат за еден од најефикасните алатки за управување со краткорочно отсуство од работа.
Дискусијата за враќање на работа ќе му овозможи на супервизорот да го пречека вработениот на работа, покрај тоа што ја демонстрира силната посветеност на раководството за контрола и управување со отсуство од работа на работното место. Интервјуто ќе овозможи проверка дека работникот е доволно добро да се врати на работа.
Потребната документација може да биде завршена така што отсуството и неговиот заклучок се правилно запишани. Фактот дека воспоставената постапка е воспоставена за да се испита и да се дискутира за отсуство кај вработен може сама да делува како пречка за неприсуството поради неискрени причини.
Интервјуата треба да се извршат колку што е можно побрзо по враќањето на работа на отсуството од работа (не подоцна од еден ден по неговото враќање). На вработениот треба да им се даде доволно можности да ги наведе причините за неговото или нејзиното отсуство. Надзорникот треба да го користи интервјуто како време за да ги испита сите прашања кои работникот може да ги има, што доведува до отсуство.
Целта е да се поттикне отворена и поддржувачка култура . Постапките се воспоставени за да се обезбеди дека се нудат помош и совети кога е потребно и да се осигура дека работникот е способен да се врати на работа.
Вработените обично ја ценат можноста да објаснат вистински причини за отсуство во формализирана структура. Доколку надзорникот се сомнева во автентичноста на причините дадени за отсуство, тој / таа треба да ја искористи оваа прилика да изрази сомнеж или загриженост.
Вработениот секогаш мора да биде свесен дека интервјуто не е само дел од процедурите на компанијата, туку значаен состанок за време на кој е забележано отсуството и може да има импликации за идно вработување. Дисциплинската постапка на компанијата , во случај на неприфатливо ниво на отсуство, треба да му се објасни на вработениот.
Во ниту еден момент за време на состанокот интервјуто треба да стане форма на казна, но треба да се гледа како на прилика да се нагласат и да се објаснат реперкусиите на отсуството во одделот. Огромното мнозинство на вработените произлегува од гордост и достигнувања од нивната работа и треба да се охрабруваат раководството да ги третираат овие лица како одговорни возрасни лица.
Препорачани дисциплински постапки ако продолжува отсуството на работа
Следните упатства ги прикажуваат препорачаните чекори кои треба да се преземат во случаи кога краткорочните отсуства се сметаат за над прифатливо ниво во одреден временски период.
Фаза 1: интервју за советување
- Непосредниот претпоставен треба да го советува работникот за неговата загриженост во врска со отсуствата, да се обидат да ги утврдат причините за болеста и да утврдат што треба да се направи за да се подобри присуството.
- Ако во оваа фаза се идентификува каква било медицинска состојба и може да влијае на подобноста на работата, супервизорот треба да организира состанок со лекар одобрени од фирма. Ова треба да биде потврдено со работникот во писмена форма во рок од пет работни дена.
- Ако од дискусијата проблемот не се должи на основната неспособност за работа, супервизорот треба да му посоветува на работникот дека, иако забележаните заболувања може да бидат вистински, се очекува постојано подобрување во присуство или следната фаза во постапката ќе бидат преземени.
- Преглед на присуството автоматски ќе се врши секој месец за следните шест месеци.
Фаза 2: Прв официјален преглед (фаза на вербално предупредување )
- Ако отсуството на работникот продолжи да се влошува по анализата и редовниот мониторинг, тој треба да биде поканет да присуствува на формален состанок за преглед со претпоставениот.
- Документот за отсуство треба да биде детален во писмото што го поканува вработениот за ова интервју. На вработениот треба да се советува дека таа има право да биде застапувана од синдикален претставник или колега, како што е соодветно.
- Целта на овој состанок ќе биде:
- продолжете да разговарате за причините за отсуство,
- го повика работникот на услугата и импликациите на трошоците за нејзиното отсуство, и
- да го предупреди работникот (освен кога ќе одлучи да побара лекарска помош) дека ако нема значително и постојано подобрување , нејзиното вработување може да се прекине поради нејзината неможност да се одржи прифатливо ниво на присуство. Ова претставува вербално предупредување. - Онаму каде што е неопходно медицинско внимание, мора веднаш да се преземе дејство. Затоа средбата е одложена само за да се овозможи овој дел од процесот да биде завршен. Во рок од пет работни дена, работникот мора да добие лекарска помош. Состанокот потоа се повторува со хумани ресурси и се разгледува мислењето на лекарот.
- Ако докторот ја потврди подготвеноста за работа, вработениот треба да се предупреди за последиците од продолженото отсуство.
Фаза 3: Втор официјален преглед (сцена со предупредување)
- Редовниот мониторинг покажува дека не се случило никакво подобрување во моделот на отсуство, а вториот формален состанок ќе се организира со хумани ресурси.
- Во писмото кое ќе го повика работникот на состанокот ќе биде вклучено записот за отсуство и, повторно, совети за застапување.
- Сите нови информации дадени на состанокот во врска со лошо здравје или промена во природата на болеста можеби ќе треба да бидат оценети од страна на лекар одобрени од страна на компанијата.
- На вработениот треба да им се даде можност да објасни записник за отсуство. Доколку е соодветно, супервизорот треба да го извести работникот дека се издава формално писмено предупредување и дека ова предупредување ќе остане во досието на работникот за одреден период. Копија од предупредувањето треба да му се издаде на работникот и на неговиот / нејзиниот застапник.
- Вработениот треба да биде информиран дека неуспехот да се почитуваат очекувањата за посетеност на компанијата и да се подобри постоечката неприфатлива евиденција на отсуство, ќе резултира со прекинување на вработувањето на вработениот .
- Каде фитнес за работа е во сомнеж, продолжете со опции за прераспоредување според упатствата кои ги добил лекарот. Консултирајте се со синдикалниот претставник на работникот (ако е применливо) за процесот на прераспоредување и опции.
Фаза 4: Привремено суспензија од работа
- Ако по спроведувањето на претходните фази од дисциплинскиот процес, не се случи подобрување на присуството, раководството може да продолжи со привремена суспензија без плата. Намерата за суспендирање треба да биде потврдена во писмена форма со детали за почеток и крај датуми. Копија од писмото за суспензија треба да се испрати до претставникот на работникот (ако е применливо).
Фаза 5: Престанок на вработувањето
- Ова е последната фаза во дисциплинскиот процес при што работникот е отпуштен поради неможност да се усогласат со барањата на компанијата за присуство на работа. Разрешувањето може да се случи само со писмено овластување од висок менаџер и со хумани ресурси.
- Во писмото со кое се повикува вработениот повторно ќе бидат вклучени совети за застапување и ќе го нагласи записот за отсуство. Вработениот треба да се советува дека, како резултат на интервјуто, тој или таа може да биде разрешен поради неспособност за вршење на работни задачи .
- Повторно, докторот на компанијата можеби ќе треба да се консултира доколку се појават нови информации во врска со здравјето на вработениот или капацитетот за работа.
- Ако се донесе одлука за разрешување врз основа на способност, копија од писмото за отпуштање треба да се испрати до претставникот на работникот (доколку е соодветно).
- Вработениот може да има право на жалба против разрешување. Жалбата треба да биде во согласност со дисциплинските постапки на компанијата.
Предизвици во управувањето со отсуството на работа
Бидете свесни дека надзорниците честопати се чувствуваат непријатно или не сакаат да известуваат за оние кои ги надминале прифатливите нивоа на отсуство од работа. Поради многуте притисоци што се веќе на супервизори, доследното спроведување на политиките за отсуство од работа не е секогаш нивна врвен приоритет.
Важно е да се обидеме да ја отстраниме субјективата од управувањето со отсуство од работа и да осигураме дека сите вработени се третирани исто . Од суштинско значење е да се биде доследен, постојан и фер за сите. Кога отсуството не е адресирано или обработено на неконзистентен начин, може да резултира со понизок морал.
Мнозинството вработени ќе ги ценат политиките и програмите кои се олеснувачки , наместо казнени. Строги или казнени мерки кои ги принудуваат вработените да дојдат на работа може да резултира со вработените дека тие стануваат "отсутни додека работат".
Тие прават колку што е можно повеќе и се спротивставуваат на сите напори за да ги направат да сторат повеќе. Треба да се спроведат и други програми кои ќе им помогнат на вработените да бидат присутни на работа, како што се флексибилен распоред за работа, споделување работа , награди за награди и велнес програми.